Políticas de privacidad

 

 

MANUAL INTERNO DE POLÍTICA Y PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES DE AXIOMA ROBOTICS
AXIOMA ROBOTICS, en cumplimiento con las normas contenidas en el
artículo 15 constitucional, la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y
demás disposiciones reguladoras de la protección de datos personales,
dentro de los cuales se estipula adoptar un manual interno de políticas
para garantizar los derechos de los Titulares de datos personales y en
vista de su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales
se permite dar a conocer la presente Política de Privacidad y de
Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) para regular la
recolección, almacenamiento, tratamiento, administración,
transferencia, transmisión, protección y supresión de aquella
información que se reciba de los titulares de datos personales o de
terceros a través de los diferentes canales de recolección de datos que
ha dispuesto en el desarrollo de sus actividades.
CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA: OBJETO
Por medio del presente manual se establecen los principios, reglas y
procedimientos para garantizar el Derecho de Habeas Data de los
titulares de datos personales sobre los que AXIOMA ROBOTICS es
responsable del tratamiento.
SEGUNDA: DEFINICIONES
De acuerdo con los conceptos y criterios de la Ley Estatutaria 1581 de 2012
y el decreto reglamentario 1377 de 2013 y/o para efectos de la presente
Política, las palabras que a continuación se definen tendrán el
significado asignado en este capítulo, los cuales serán desarrollados y
aplicados bajo una interpretación sistemática e integral establecidos en
la mencionada normatividad:
1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por
el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus
datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la
existencia de las políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del
Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea
objeto de Tratamiento;
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables;
5. Dato personal público: Es el dato personal calificado como tal por
la Constitución Política o la Ley, o que no constituye un dato
personal privado o sensible. Son datos personales públicos
aquellos contenidos en registros, documentos, gacetas, boletines
y bases de datos de acceso público tales como los referentes al
registro civil, al registro mercantil, al registro único de
automotores, los antecedentes judiciales y disciplinarios,
sentencias judiciales ejecutoriadas, y los datos contenidos en
procesos judiciales y procedimientos judiciales sobre los que no
exista ninguna reserva legal o sobre los que se predica la
publicidad del dato personal;
6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada
sólo es relevante para El Titular;
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la
base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones
sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión;
11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica una
transmisión de los mismos dentro y fuera de Colombia;
12. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el
Responsable o el Encargado a un tercero quien asumirá la
calidad de Responsable;
Parágrafo. De presentarse dudas frente al rol de AXIOMA ROBOTICS
dentro del tratamiento de datos, se recomienda presentar una consulta
jurídica.
TERCERA: PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de dos mil doce
(2012), por la cual se dictan disposiciones generales para la protección
de datos personales y las normas que la complementan, modifican o
adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes
principios rectores:
1. Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que
debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás
disposiciones que la desarrollen. La política de protección de datos
personales de AXIOMA ROBOTICS se rige por los artículos 15 y 20 de
la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, Los Decretos 1377 de 2013
y 886 de 2014 compilados en el Decreto 1074 de 2015, la sentencia
C-748 de 2011 y las circulares emitidas por la Superintendencia de
Industria y Comercio, así como las disposiciones que las
modifiquen, sustituyan o deroguen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual
debe ser informada al Titular. Por regla general, la finalidad del
Tratamiento será el desarrollo del objeto social de AXIOMA
ROBOTICS. No obstante, el tratamiento podrá tener otras
finalidades, siempre y cuando aquellas sean indicadas al Titular de
la información y el mismo las autorice.
3. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el
consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve
el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a
Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o
del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
concierne.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se
sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos
personales, de las disposiciones contenidas en la Ley y la
Constitución. En virtud de ello, el Tratamiento sólo podrá hacerse
por personal de AXIOMA ROBOTICS, previo consentimiento del
Titular, por terceros autorizados y/o por las personas previstas por
la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no
podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación
o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el
Responsable o Encargado del mismo se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan
en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza
de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna
de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
presente ley y en los términos de la misma.
CAPÍTULO II: DERECHOS Y DEBERES
QUINTA: DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012,
el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a
AXIOMA ROBOTICS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente
a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AXIOMA ROBOTICS,
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la
Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por AXIOMA ROBOTICS, previa solicitud, respecto al
uso que ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas
por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás
normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando
en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión
procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio
haya determinado que en el Tratamiento de datos personales
AXIOMA ROBOTICS ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a
la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes
personas:
1. Por el titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma
suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de
AXIOMA ROBOTICS
2. Por los causahabientes del titular (en los casos que este falte por
muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación
de la representación o poder correspondiente
4. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los
niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas
facultadas para representarlos. Tratamiento al cual serán
sometidos los datos personales
SEXTA: DEBERES DE AXIOMA ROBOTICS EN RELACIÓN CON EL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AXIOMA ROBOTICS, en calidad de Responsable o Encargado del
Tratamiento, se obliga a cumplir de forma permanente con los siguientes
deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio
del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada
por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del
Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al
Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a este
se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo
pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente datos
cuyo Tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad
con lo previsto en la Ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto
a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos
señalados en la Ley 1581 de 2012.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada
información se encuentre en discusión por parte del Titular, una
vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
15. Actualizar la información reportada por los Responsables o
Encargados del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles
contados a partir de su recibo.
16. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en
la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2013 en caso de
reclamos por parte del Titular.
17. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas
que pueden tener acceso a ella.
18. Registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de
Datos.
Parágrafo: En el evento en que concurran las calidades de Responsable
del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le
será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
CAPÍTULO III: AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
SÉPTIMA: AUTORIZACIÓN
La autorización se solicitará a más tardar al momento de la recolección
de los datos personales. Esta autorización podrá constar en un
documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita
garantizar su posterior consulta.
OCTAVA: CONTENIDO Y FORMA PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización puede ser otorgada por el titular por escrito, de forma
oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir
de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso, el silencio
podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Los formatos y textos de autorización serán emitidos por AXIOMA
ROBOTICS y serán puestos a disposición del titular previo al tratamiento
de sus datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios.
Con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus
datos personales
y controle el uso de su información personal, estos incluirán:
a) El nombre del Titular;
b) El tipo de identificación y número de identificación del Titular
c) Datos de contacto del Titular del Tratamiento (Número celular,
Dirección y Correo electrónico);
d) Los datos de contactos de AXIOMA ROBOTICS
e) La identificación de AXIOMA ROBOTICS como Responsable o
Encargado del Tratamiento;
f) La finalidad del Tratamiento de datos;
g) La enunciación de los datos sobre los que se surtirá el
Tratamiento;
h) Los derechos que le asisten al Titular;
i) El aviso de privacidad;
j) Los mecanismos para que el Titular pueda conocer y ejercer sus
derechos, así como la Política de Protección de Datos Personales
de AXIOMA ROBOTICS
k) Una declaración en la que el Titular determina que conoce y
comprende las condiciones en que se realizará el Tratamiento, los
derechos que le asisten y los mecanismos para ejercerlos;
l) La firma del Titular o cualquier otro mecanismo físico o digital
que permita determinar que el Titular autoriza el Tratamiento de
datos.
Parágrafo. Las autorizaciones deberán ser conservadas en un archivo o
base de datos física o digital por el término que determine la Ley. Si hay
un cambio en la finalidad del Tratamiento, AXIOMA ROBOTICS deberá
obtener una nueva autorización por parte del Titular.
NOVENA: AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier
otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento
de sus datos personales, cuando no se pueda poner a disposición la
política de privacidad. En este documento se comunica al Titular la
información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de
información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y
las características del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales. A efectos de garantizar en todos los casos, que la
autorización incluye la totalidad de elementos que permiten al Titular
ejercer en debida forma sus derechos.
La autorización de AXIOMA ROBOTICS deberá contener el siguiente aviso:
El Tratamiento de datos personales se realizará únicamente para los
fines autorizados por el Titular. Los mecanismos que AXIOMA ROBOTICS
utiliza para realizar el Tratamiento de Datos Personales son seguros y
confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos
para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el
acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo
orden, aseguramos la confidencialidad de los mismos con base en la
Política de Tratamiento de Datos Personales de AXIOMA ROBOTICS, la cual
podrá ser consultada en la página www.axiomarobotics.com. En caso de
dudas, solicitudes, consultas, reclamos y similares, podrá comunicarse
con AXIOMA ROBOTICS a través del correo pqrs@axiomarobotics.com.
La autorización además de lo anterior, contendrá la razón social AXIOMA
ROBOTICS, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad
del mismo, los derechos del Titular y los mecanismos para conocer la
política de AXIOMA ROBOTICS, así como sus actualizaciones. En la página
web www.axiomarobotics.com se deberá mostrar el aviso de privacidad
junto con la información mencionada en este párrafo, conforme a lo
determinado en el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.
DÉCIMA: MEDIO DE RESOLUCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y
REVOCATORIAS
AXIOMA ROBOTICS, a través de su página www.axiomaedu.com, pondrá a
disposición la presente Política de Protección de Datos Personales; el
aviso de privacidad, los formularios para consultas, reclamos y
revocatorias; y las instrucciones para diligenciarlos. Además, AXIOMA
ROBOTICS habilitará el correo electrónico pqrs@axiomarobotics.com
como canal de comunicaciones entre los titulares de datos y la
sociedad, así como un formulario de contacto que dirigirá las solicitudes
diligenciadas en la página web al correo pqrs@axiomarobotics.com.
En caso de dudas al respecto, el Titular podrá comunicarse
telefónicamente al número 3015779858 o escribir al correo electrónico
pqrs@axiomarobotics.com para recibir mayor información.
UNDÉCIMA: CONSULTAS
El Titular o sus causahabientes podrán consultar de manera gratuita los
datos personales del Titular cuando AXIOMA ROBOTICS obre como
Responsable o Encargado del Tratamiento. Para esto, el Titular o sus
causahabientes deberán enviar un mensaje al correo electrónico
pqrs@axiomarobotics.com, en el que solicitarán su información personal.
El mensaje deberá contener como adjuntos:
1. Copia de la cédula de ciudadanía del Titular;
2. En caso de ser el causahabiente, es decir, sus herederos, copia del
registro civil en la que se pruebe el parentesco o el vínculo.
La consulta será respondida al correo electrónico que envió la consulta
en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
DUODÉCIMA: RECLAMOS Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización, rectificación o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581
de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del
Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El Titular enviará un mensaje al correo electrónico
servicioalcliente@axiomarobotics.com, en el que presentará su solicitud
de actualización o reclamo. El mensaje deberá contener como adjuntos:
1. Copia de la cédula de ciudadanía del Titular.
2. En caso de ser el causahabiente, copia del registro civil en la que
se pruebe el parentesco o el vínculo.
3. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para
que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4. En caso de que AXIOMA ROBOTICS reciba el reclamo sin ser
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en
un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado, siempre y cuando tenga la información
para contactar a quien se dirige. En caso de no tener la
información deberá informar al Titular de aquella situación.
5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de
datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del
mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15)
días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
DECIMOTERCERA: REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los Titulares de los datos personales pueden revocar total o
parcialmente el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales
en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición
legal o contractual. Para esto, el Titular o sus causahabientes deberán
enviar un mensaje al correo electrónico pqrs@axiomarobotics.com, en el
que solicitarán la revocatoria de la autorización. El mensaje deberá
contener como adjuntos: Copia de la cédula de ciudadanía del Titular. La
solicitud de revocatoria de la autorización será respondida al correo
electrónico en los mismos términos de respuesta que las consultas
CAPÍTULO IV: SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
DECIMOCUARTA: MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de
2012, AXIOMA ROBOTICS adoptará las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los
registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no
autorizado o fraudulento
DECIMOQUINTA: IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD
AXIOMA ROBOTICS mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio
cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter
personal y a los sistemas de información. El procedimiento debe
considerar como mínimo los siguientes aspectos:
1. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación
detallada de los datos protegidos. Medidas, normas,
procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el
nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012;
2. Funciones y obligaciones del personal;
3. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de
recuperación (back up) de los datos;
4. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el
cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad.
Los datos personales sobre los que AXIOMA ROBOTICS realiza el
Tratamiento o es responsable reposan en el aplicativo, en la base de
datos de www.axiomaedu.com contenida en el servidor de propiedad de
AXIOMA ROBOTICS y en los discos duros autorizados por la compañía
para almacenar datos personales
DECIMOSEXTA: SEGURIDAD DE ACCESO Y ALOJAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
1. La información se encuentra en servidores o aplicativos con
destinación exclusiva de datos;
2. Los servidores están ubicados en un data center que cumple con
los estándares técnicos requeridos para almacenar datos
sensibles;
3. El acceso a la información se hace a través de las aplicaciones las
cuales están alojadas en servidores independientes
DECIMOSÉPTIMA: ADULTERACIÓN Y ACCESOS FRAUDULENTOS
El ingreso a las aplicaciones solo puede hacerse por funcionarios activos
que se validan a través de políticas de directorio activo, es decir, con
manejo de usuario, contraseñas, y acceso a segmentos de red definidos.
CAPÍTULO V: DISPOSICIONES FINALES
DECIMOCTAVA: COMPETENCIA
El área de análisis de información será la responsable de:
1. La adopción e implementación de la política de protección de
datos personales;
2. Resolver las solicitudes realizadas por los Titulares de datos
personales;
3. Velar por el cumplimiento de las medidas de seguridad.
DECIMONOVENA: DATOS DE CONTACTO
Los titulares de datos personales podrán contactar a AXIOMA ROBOTICS a
través de los medios proporcionados para atender sus solicitudes,
consultas o reclamos.
Teléfono: 3015779858
Correo: pqrs@axiomarobotics.com
Página web: www.axiomarobotics.com.
VIGÉSIMA: VIGENCIA
El presente manual rige a partir del 1 de febrero de 2021

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